Zrównoważone wydarzenia – zaczynamy od siebie, czyli ekologiczne rozwiązania na Forum Promocji Turystycznej w CEE Hydropolis

„Zielone” rozwiązania i włączenie w ten proces naszych gości i gościń to ważny element naszego Forum. Wyraźnie, przy projektowaniu wydarzenia, postawiliśmy na wykorzystanie systemu gospodarki obiegu zamkniętego, eliminację jednorazowego plastiku czy dostępność komunikacyjną – mówi Magdalena Dyderska, menedżerka marketingu Hydropolis.

Według Organizacji Narodów Zjednoczonych, wydarzenie zrównoważone to takie, które zostało zaprojektowane, aby zminimalizować potencjalny negatywny wpływ na środowisko i pozostawiło po sobie coś dobrego dla gospodarzy oraz gości i gościń.

„Oferują one wiele korzyści i są istotnym elementem zrównoważonej turystyki. Nie tylko pomagają zmniejszyć ślad środowiskowy wydarzenia, ale również promują lokalną gospodarkę. Organizowanie ich jest odpowiedzialnym działaniem na rzecz środowiska i ludzi. Firmy i obiekty decydujące się na tego typu wydarzenia, takie jak CEE Hydropolis, wykazują zdecydowane zaangażowanie w ochronę zasobów naturalnych” – dodaje Dyderska.

Idea ta zwiększa również świadomość osób uczestniczących w wydarzeniu, co czyni nas wszystkich bardziej świadomymi i skłania do refleksji. Jest to zadanie, które wymaga złożonego planowania i koordynacji, aby osiągnąć określone cele. Czy jednak możemy sobie pozwolić, by tego nie robić?

Ewolucja przemysłu spotkań

Instytut badawczy IQS i MeetingPlanner.pl we współpracy z agencjami eventowymi sporządził raport „Event marketing 2023/2024. Wpływ zrównoważonego rozwoju na przemysł spotkań”. Okazuje się, że ponad połowa firm biorących udział w badaniu zamierza uwzględniać kryteria związane z ESG lub już to zrobiła. Co ciekawe, najczęściej deklarowanym powodem do wprowadzenia takich zmian jest prawidłowe zarządzanie emisjami i kwestie etyczne.

Pracodawcy coraz częściej decydują się na wsparcie zdrowia psychicznego pracowników i pracownic. Jednak kwestie środowiskowe takie jak zapobieganie marnowania żywności wciąż są pomijane. Inaczej jednak wygląda to w przypadku organizacji eventów. Już teraz wymaga się od organizatorów – firm, agencji eventowych stosowania ekologicznych rozwiązań. Aż 90 proc. grupy badawczej wymaga, by organizator wydarzenia miał wiedzę by doradzić klientowi w prowadzeniu zrównoważonych projektów event marketingowych. Niewiele mniejszej grupie zależy, by event manager weryfikował swoich dostawców, a wykorzystywane produkty i usługi były powiązane z regionem.

Edukacja, edukacja i jeszcze raz edukacja

Szczerość i autentyczność w komunikacji z partnerami oraz podnoszenie świadomości na temat tego typu inicjatyw to kluczowe działania będące podstawą zrównoważonych wydarzeń. Bieżące uzyskiwanie informacji zwrotnej jest niezbędne do rozsądnego planowania i niepozostawiania nikogo bez odpowiedniej wiedzy.

Komunikacja odgrywa również kluczową rolę, ponieważ zrównoważone wydarzenie wiąże się z wysiłkiem i zaangażowaniem, które należy dzielić ze społeczeństwem. Według ekspertów i ekspertek bardzo ważne jest, aby firmy organizujące tego typu wydarzenia przekazywały te wartości osobom, które w nich uczestniczą, aby mogły skorzystać z wdrożonych najlepszych praktyk środowiskowych, społecznych i ekonomicznych oraz aby były świadome korzyści, jakie niesie to dla całej planety.

Dobre praktyki

XIV Forum Promocji Turystycznej, które portal waszaturystyka.pl współorganizuje z Centrum Edukacji Ekologicznej Hydropolis, odbywa się w przestrzeni współorganizatora – jedynym w Polsce centrum wiedzy o wodzie. Forum jest dobrym przykładem zrównoważonego spotkania. Oznacza to, że wszystkie procesy są przeprowadzane w celu maksymalizacji wkładu firmy w poprawę stanu środowiska.

Hydropolis od 2019 roku wspiera i realizuje w swojej przestrzeni Zielone Wydarzenia. Spotkanie branży turystycznej jest dostępne dla wszystkich gości i gościń w równym stopniu. Obejmuje tłumaczenie symultaniczne na język angielski i polski. Wykorzystuje materiały wielokrotnego użytku, eliminując jednorazowy plastik i korzystając z sezonowych i regionalnych produktów, zaplecze gastronomiczne jest inkluzywne i obojętne środowiskowo. Nie tylko gastronomia, ale również materiały informacyjno-promocyjno spełnią swoją misję ekologiczną.

„Nieaktualne już materiały reklamowe, zebrane od naszych partnerów, jak Convention Bureau oraz własnych zasobów, otrzymały drugie życie. Odszyto z nich eleganckie worko-plecaki z unikatowym wzorem, które posłużą jako welcome packi dla gości i gościń Forum. Ich walory estetyczne i jakość nie odbiegają w najmniejszym stopniu od standardowego produktu, a dzięki takim działaniom tworzymy obieg zamknięty materiałów, których użyteczność pozornie już dawno się skończyła. By ograniczyć produkcję jednorazowych materiałów tego typu, goście i gościnie Forum otrzymali identyfikatory na smyczach bez obranodawania nazwą wydarzenia. Po zakończonym spotkaniu naszej branży zostaną zebrane i użyte przy okazji innych eventów naszego Współorganizatora.” – deklaruje Dyderska.

„Życzymy sobie i Wam, by branża eventowa czerpała garściami inspiracje dotyczące zrównoważonej organizacji wydarzeń z takich wydarzeń, jak Forum Promocji Turystycznej. Przed nami jeszcze dużo pracy nad standardami i budowaniem świadomości ekologicznej. Na szczęście jedynym co nas ogranicza, to nasza własna wyobraźnia” – podsumowuje menedżerka marketingu Hydropolis.