Dlaczego warto korzystać z agenta do obsługi podróży służbowych
Jak oszczędzić czas, nerwy a nawet konkretne pieniądze oddając zarządzanie podróżami służbowymi w ręce agenta ? Czy korzystać ze spersonalizowanej obsługi a może wybrać platformę do samodzielnej rezerwacji? Obecnie mamy najlepszy czas na wybór partnera myśląc perspektywicznie o po-pandemicznym ożywieniu.
Wciąż bardzo mało firm korzysta z agentów obsługujących podróże służbowe
Co zaskakujące wciąż bardzo dużo małych i średnich firm stara się zarządzać podróżami służbowymi we własnym zakresie. Nie zdają sobie sprawy jakie zalety daje współpraca z profesjonalnym agentem. Czas na jej rozważnie wydaje się optymalnym. Rynek agencyjny znajduje się bowiem w bezprecedensowym kryzysie. Jego uczestnicy będą teraz walczyć dosłownie o każdego klienta, to dobry czas dla firm. Warto pomyśleć o przyszłości i wykorzystując sytuacje wybrać profesjonalnego partnera do obsługi naszych podróży służbowych.
Co zyskujemy – konkretne oszczędności
Profesjonalny agent w wielu przypadkach posiada dostęp do specjalnych stawek linii lotniczych. Już na starcie może to nam dać kilka % oszczędności na biletach lotniczych. Podobnie rzecz się ma z hotelami. Agenci monitorują dziesiątki dostawców oferujących kontent hotelowy. Znają ich mocne strony np. regiony geograficzne gdzie dany podmiot oferuje najlepsze ceny. Nam samym wyszukiwanie zajęłoby bez wątpienia dużo czasu, a szansa, że znajdziemy lepszą cenę jest naprawdę niewielka.
Nie inaczej jest z innymi usługami takimi jak wynajem aut czy ubezpieczenia. Jedyna usługa, w której nie ma szans na niższe ceny to bilety kolejowe. Tutaj ceny są takie same jak na stronie PKP Intercity.
Dobry agent dba też by nasza firma korzystała z programów / benefitów oferowanych przez dostawców. Da przykładu uczestnictwo w programach linii lotniczych daje łatwe do uzyskania dodatkowe 1-3% oszczędności.
Programy dla małych firm – LOT, Lufthansa, KLM/AF – oszczędzaj na podróżach lotniczych
Opieka 24h na dobę, powiadomienia o dynamice Covid w czasie rzeczywistym, raporty
Oprócz twardych oszczędności warto pamiętać o tym, co trudno mierzalne. Przede wszystkim oszczędność czasu i zasobów w ramach własnej organizacji. Dodatkowo nie bez znaczenia jest opieka nad podróżującymi klientami. W większości przypadków w trybie 24 h, w sytuacji kryzysowej to agent dba o to, by nasz pracownik był dobrze zaopiekowany. Nie musimy sami kontaktować się z liniami lotniczymi czy hotelem, to bardzo istotna zaleta. W obecnych czasach ważna jest też profilaktyka i bieżąca informacja w zakresie covid. Agenci oferują tego typu serwis w ramach swoich systemów, bądź narzędzi do samodzielnej rezerwacji.
Wreszcie system raportowania. Tu też możemy liczyć na periodyczne podsumowanie naszych wydatków w ramach poszczególnych kategorii i dostawców. Wraz z raportem powinniśmy też otrzymać wytyczne co do możliwej optymalizacji naszej polityki podróży.
Polityka Podróży to się opłaca
Jeśli podróżujemy dość dużo i nasze wydatki na podróże służbowe są znaczne, możemy liczyć na pomoc agenta w skonstruowaniu polityki podróży. Jest to zbiór wytycznych dla naszych pracowników, którego muszą przestrzegać. Dobrze zdefiniowana polityka podróży pozwala na kolejne oszczędności, eliminuje też samowolę i „kreatywność” pracowników. Niektóre z obecnych na rynku narzędzi do samodzielnej rezerwacji np. CTA od E-Travel , produkt Hotailorsa czy Sky Box od Esky oferują politykę podróży jako podstawowy składnik swojej oferty dla małych i średnich firm.
Narzędzie do samodzielnej rezerwacji – czas na automatyzacje
Światowe trendy w zakresie obsługi wyjazdów służbowych od dawna wskazują na narzędzia do samodzielnej rezerwacji jako przyszłość branży. W Polsce do tej pory były dostępne raczej dla dużych firm. Wiązało się to też z wyższymi w stosunku do tradycyjnej obsługi kosztami. Ten stan rzeczy ma szansę wkrótce się zmienić. Kolejni agenci pracują bowiem nad własnymi rozwiązaniami zwiększając konkurencję na rynku.
Narzędzia do samodzielnej rezerwacji podróży służbowych teraz także dla małych i średnich firm
Warto wspomnieć o dynamicznym start-upie Hotailors, planującym mocniejsze wejście na rynek kompleksowej obsługi podróży służbowych. Swoje narzędzia umożliwiające samodzielną rezerwację mają też agenci Etravel, Esky czy Why Not Travel. Globalni gracze systemowi, jak Sabre czy Amadeus od lat pracują nad autorskimi rozwiązaniami. Oferowane na polskim rynku do tej pory przez nich narzędzia były skierowane raczej do dużych graczy, koszty ich implementacji były zaporowe dla małych i średnich agentów. Ostatnie doniesienia z Sabra mogą wskazywać iż ten stan ma szansę się zmienić.
Warto zauważyć, iż wspomniany wyżej Hotailors oferuje możliwość obsługi podróży lotniczej tzw. kontraktorów, czyli współpracujących z firmami dostawców zatrudnionych do projektów na umowy inne niż te o pracę. To bardzo ciekawy aspekt, na polskim rynku kontrakty typu B2B są bardzo popularne, szczególnie w branży informatycznej czy wolnych zawodów. Wydaje się właśnie te branże mogą też być akceleratorami zmian w sposobie agencyjnej obsługi firm. Rosnące dynamicznie w Polsce firmy z segmentu gamingowego czy biotechnologii zatrudniają głównie młodych ludzi, oni z pewnością też będą oczekiwali zautomatyzowanej obsługi swoich podróży już teraz.
A może jednak spersonalizowana obsługa
Wciąż na rynku jest miejsce dla agentów oferujących 100% spersonalizowane podejście, osobisty kontakt z kasjerem lotniczym i jego wiedza odnośnie preferencji naszej firmy są bardzo mocnymi argumentami. Tego typu obsługę mogą zaoferować głównie mniejsze biura, w dużych zwykle będziemy jednak „kolejkowani” lub namawiani na automatyzacje zakupów.
Lista argumentów na korzyść oddania naszych podróży w ręce profesjonalistów jest jak widać dość długa. Moment na rozważenie tego kroku jest najlepszy z możliwych, także w zakresie kosztów takiej usługi. Rynek agentów jest wysoce konkurencyjny, możemy więc dodatkowo skorzystać. Warto jednak pamiętać iż każda usługa ma swoją cenę, a co do zasady obsługa spersonalizowana winna być droższa niż ta automatyczna. Kładąc jednak na szali powyższe argumenty wybór wydaje się prosty.
Jak się przygotować do wyboru agenta, a także lista agentów z potencjalnymi rekomendacjami już wkrótce na wasza-turystyka.pl
POWIĄZANE WPISY
29 kwietnia 2025
Anex Tour nagradza najlepszych agentów
Anex Tour uhonorował swoich najlepszych agentów w Belek. Na ten rok celem jest 550 tys.…
0 Komentarzy1 Minuty
29 kwietnia 2025
Rainbow wprowadza do oferty rejs łączący Islandię i Grenlandię
Biuro podróży Rainbow wprowadza do oferty trzynastodniowy rejs łączący wizytę na Islandii…
0 Komentarzy1 Minuty
24 kwietnia 2025
Itaka wprowadza własną markę lotniczą. Air 001 wchodzi na rynek
Air 001 to nowy projekt Itaka Holdings. W odpowiedzi na potrzebę większej kontroli nad…
0 Komentarzy4 Minuty
23 kwietnia 2025
Abu Dhabi gościło najlepszych sprzedawców Itaki
Blisko 200 najlepszych partnerów sprzedażowych Itaki spotkało się w dniach 10–17 kwietnia…
0 Komentarzy5 Minuty
23 kwietnia 2025
Rainbow Złotym Partnerem XVI Forum Promocji Turystycznej
Pozostało już kilka dni do kolejnej edycji Forum Promocji Turystycznej organizowanego…
0 Komentarzy2 Minuty
23 kwietnia 2025
Podlaski Bon Turystyczny: 1003 bony wydane w pierwszym dniu
Pierwsza transza Podlaskiego Bonu Turystycznego, która wystartowała 20 kwietnia, cieszyła…
0 Komentarzy1 Minuty
16 kwietnia 2025
Rainbow: najlepsze zagraniczne kierunki na majówkę 2025
Biuro podróży Rainbow przygotowało przegląd kierunków na majówkę, które właśnie w tym…
0 Komentarzy7 Minuty
16 kwietnia 2025
Więcej lotów z Bydgoszczy do Turcji w sezonie letnim 2025
Port Lotniczy Bydgoszcz ogłosił rozszerzenie siatki połączeń do Turcji w sezonie letnim…
0 Komentarzy1 Minuty
12 kwietnia 2025
Powstał thriller inspirowany wyprawą z Rainbow
Wyprawa do Kenii zorganizowana przez biuro podróży Rainbow stała się inspiracją dla…
0 Komentarzy1 Minuty
[…] podróży służbowych może być dla małych i średnich firm wyzwaniem, gro firm wciąż nie jest świadoma korzyści jakie daje zlecenie jej agentowi. Teraz jest najlepszy moment by to rozważyć z co najmniej dwóch powodów. Rynek agencyjny jest w […]
[…] który obsłuży podróże służbowe. Pisaliśmy jak się do tego przygotować, i dlaczego warto korzystać z usług agenta. Mamy dla was listę ( subiektywną) agentów do których warto wysłać zaproszenie do konkursu na […]
[…] strony mamy widocznie niższe ceny na stronach linii, z drugiej mamy naszego agenta który też oferuje nam określone korzyści. Ideałem była by sytuacja gdy obsługujący nas agent posiada dostęp do tańszej oferty, nie […]
[…] artykułu stygmatyzowanie agentów i ich roli na rynku. Mało tego wielokrotnie pisaliśmy o pozytywnym wkładzie pośredników. Rekomendując też korporacjom/firmom konkretnych agentów do współpracy. Nie możemy jednak […]