Konkurs na agenta do obsługi podróży służbowych co jest ważne ? jak zacząć?

17 listopada 2020

Co musi przygotować firma, jakie pytania zadać agentowi ? Dlaczego teraz jest najlepszy czas na przygotowanie konkursu na obsługę podróży służbowych ? A może to już ten moment by wybrać narzędzie do samodzielnej rezerwacji ?

Obsługa podróży służbowych może być dla małych i średnich firm wyzwaniem, gro firm wciąż nie jest świadoma korzyści jakie daje zlecenie jej agentowi. Teraz jest najlepszy moment by to rozważyć z co najmniej dwóch powodów. Rynek agencyjny jest w dużym (niezawinionym)kryzysie. Agenci nawet ci duzi będą rywalizować bardziej aktywnie o mniejszych klientów. Na rynku pojawiają się nowe rozwiązania do samodzielnej rezerwacji podróży służbowych, wymusi to wzmożoną konkurencje także w tym segmencie rynku.

Narzędzia do samodzielnej rezerwacji podróży służbowych teraz także dla małych i średnich firm

Jak zacząć proces wyboru agenta do obsługi podróży służbowych

Najważniejsza sprawa która ułatwi potencjalnemu partnerowi przygotowanie dla nas oferty jest analiza naszych podróży już odbytych jak i tych planowanych w krótkiej i średniej perspektywie. Dodatkowo jeżeli jesteśmy wstanie podzielić je w sposób bardziej szczegółowy będzie to dodatkowy plus.

W przypadku lotów był by to podział na te europejskie i interkontynentalne z uwzględnieniem klasy podróży(ekonomiczna, premium, biznes). Dla hoteli kluczowa jest ich kategoria. W obu przypadkach przybliżona ilość lotów i noclegów hotelowych , w ujęciu rocznym znacznie ułatwi agentowi prace.

Poza kluczowymi produktami jakimi są loty i noclegi hotelowe, powinniśmy skwantyfikować też inne usługi. Przede wszystkim wynajem aut, ubezpieczenia, serwis wizowy, bilety autobusowe i promowe. Warto zastanowić się też nad obsługą podróży prywatnych/wakacyjnych. Część agentów obsługujących podróże służbowe ma bowiem swoje oddziały zajmujące się także tym obszarem. Niektórzy agenci mają też możliwość zaoferowania zautomatyzowanych rozliczeń delegacji służbowych. Taka opcja może zdjąć z naszej firmy sporo nie lubianej „papierologi”.

Zdefiniujmy nasze potrzeby i wymagania co do agenta obsługującego podróże służbowe

Kwestionariusz który powinniśmy przygotować dla potencjalnych partnerów powinien zawierać wszystkie kluczowe wymagania odnośnie agenta, przede wszystkim:

Czy otrzymamy spersonalizowaną usługę ( 1-2 osoby wymienione z imienia i nazwiska, adres mailowy personalny nie ogólny)
Jaki będzie czas reakcji na nasze zapytanie ( istotne w przypadku gdy korzystamy np. z tanich linii gdzie ceny zmieniają się dynamicznie)
Czy agent oferuje narzędzie do samodzielnej rezerwacji jeżeli tak czy ceny usług są różnicowane jeżeli obsługa jest off czy on-linowa
Jakich systemów rezerwacyjnych w zakresie lotów używa agent – jeżeli planujemy więcej podróżować LOTem to powinien to być raczej system Amadeus
Czy agent posiada opcje korzystania z narzędzi NDC linii lotniczych tak byśmy mogli uzyskać ceny takie same jak na stronach rezerwacyjnych przewoźników. Istotne przede wszystkim w kwestii przewoźników grypy Lufthansa( Swiss, Austrian , SN Brussels) jak i Air France / KLM
W jakich godzinach będziemy obsługiwani, czy agent ma 24 h serwis? płatny dodatkowo? Ważne szczególnie w przypadku gdy latamy interkontynentalnie( inne strefy czasowe)
Czy jest opcja obsługi w języku angielskim ( jeżeli mamy pracowników obcojęzycznych)
Jakie narzędzia/dostawców w ramach rezerwacji hotelowych są oferowane przez agenta – powinno tu być co najmniej kilku istotnych dostawców jak Tripnet, Booking Ratehawk

Oczywiście waga poszczególnych wymagań zależy od naszych specyficznych preferencji warto jednak dobrze przemyśleć co jest dla nas kluczowe w ramach obsługi naszych podróży służbowych.

Kolejny krok – oferta cenowa

Po otrzymaniu odpowiedzi na powyższe zapytania od agenta, i przeslaniu mu naszych estymacji odnośnie planowanych podróży służbowych pora na kolejny krok. Agent powinien przygotować nam swoja ofertę cenową. Co do zasady oferta ta powinna zawierać wycenę każdej z usług. Najważniejsze dla nas będą z pewnością opłaty za wystawienie biletów i obsługę rezerwacji hotelowych.

Mimo iż rynek agencyjny jest w kryzysie i ceny mogą być bardzo atrakcyjne polecamy wystrzegać się podejrzanie niskich ofert. Obiektywnie należy uznać iż cena za wystawienie biletu lotniczego nie powinna być niższa niż 30-40 złotych(dla biletów na trasach europejskich), niższe wartości powinniśmy uzyskiwać decydując się na zautomatyzowaną obsługę. Nieco bardziej skomplikowana jest sytuacja w zakresie rezerwacji hotelowych, na tym rynku agenci wciąż mogą liczyć na sowite prowizje, mimo tego praktyka rynkowa jest taka iż mocno dodatkowo marżują oni tą usługę. Warto mieć to na uwadze.

Niektóre podmioty jak dynamiczny start up Hotailors stosują inne podejście do wyceny usług, oferując abonamenty, lub wyceniając opłatę za całą podróż a nie jej poszczególne składniki. Warto pochylić się także nad tą opcją.

Testy i dodatkowe zabezpieczenia naszych interesów

W naszym zapytaniu warto zawrzeć informacje o okresie testów, w tym czasie mamy szanse sprawdzić sprawność 2-3 wybranych agentów. Sugerowane jest przede wszystkim zwrócenie uwagi na czas reakcji agenta. Ma to bowiem często bezpośrednie znaczenie dla ceny usług.

Trzeba pamiętać też o jednym, część agentów przygotowało specjalne procedury „dopieszczania” nowych klientów. W okresie testów obsługa może więc być lepsza niż po ich zakończeniu. Musimy więc pilnować tego elementu.

Szczególną uwagę powinniśmy zwrócić na wycenę rezerwacji hotelowych. Tutaj możemy nawet spróbować porównywać wyceny otrzymane od agentów z tymi wygenerowanymi przez nas osobiście na bazie ogólnodostępnych narzędzi.

Czas na narzędzia do samodzielnej rezerwacji podróży służbowych

Mamy też doskonały czas by zacząć korzystać z narzędzi do samodzielnej rezerwacji dedykowanych także dla małych i średnich firm. Rywalizacja na rynku między CTA od eTravel , Sky Boxem od eSky a Hotailorsem pozwoli nam wreszcie na wybór. Warto wspomnieć iż na dojrzałych rynkach obsługa zautomatyzowana jest istotnie tańsza od tej personalnej. W tym kierunku powinien też w najbliższych latach iść polski rynek.

Narzędzia do samodzielnej rezerwacji mają też dodatkową istotną zaletę tj opcje Polityki Podróży. Właściwe zdefiniowanie limitów i ograniczeń dla naszych pracowników pozwala na wygenerowanie dodatkowych oszczędności na naszych wydatkach na podróże służbowe.

Do kogo wysłać zaproszenie do konkursu na obsługę podróży służbowych

W Polsce mamy grubo powyżej 100 agentów Iata uprawnionych do wystawiania biletów lotniczych. Gro z nich stara się obsługiwać firmy. Do tej liczby należy doliczyć spore grono agentów bez licencji Iata którzy działają na statusie sub-agentów. Czasami ich obsługa dorównuje albo przewyższa agentów iatowskich szczególnie jeżeli zależy nam na stricte personalnej relacji.

Agenci IATA korzystają z różnych dodatkowych form dotarcia do firm. Reklamują się w googlu czy pozycjonują swoje strony w wyszukiwarkach, dysponują też zespołami handlowymi. Małe i średnie firmy mogą mieć jednak problem z właściwym wyselekcjonowaniem potencjalnych partnerów do odpytania pod kontem obsługi podróży służbowych. Często bowiem agent /biuro podróży jest kojarzone z lokalnym odziałem tour operatora/wakacyjną siecią agencyjną.

Już jest na łamach WaszaTurystyka.pl, subiektywna lista agentów do których warto zwrócić się z zapytaniem. Uwzględnimy też rzadkie specjalizacje które mogą nam pomóc w ramach naszych podróży służbowych. Także tych które je uzupełniają tj. prywatnych czy wyjazdów typu incentive. Takie smaczki mogą być bowiem istotną wartością dodaną dla małych i średnich firm.