Dlaczego warto korzystać z agenta do obsługi podróży służbowych

Jak oszczędzić czas, nerwy a nawet konkretne pieniądze oddając zarządzanie podróżami służbowymi w ręce agenta ? Czy korzystać ze spersonalizowanej obsługi a może wybrać platformę do samodzielnej rezerwacji? Obecnie mamy najlepszy czas na wybór partnera myśląc perspektywicznie o po-pandemicznym ożywieniu.

Wciąż bardzo mało firm korzysta z agentów obsługujących podróże służbowe

Co zaskakujące wciąż bardzo dużo małych i średnich firm stara się zarządzać podróżami służbowymi we własnym zakresie. Nie zdają sobie sprawy jakie zalety daje współpraca z profesjonalnym agentem. Czas na jej rozważnie wydaje się optymalnym. Rynek agencyjny znajduje się bowiem w bezprecedensowym kryzysie. Jego uczestnicy będą teraz walczyć dosłownie o każdego klienta, to dobry czas dla firm. Warto pomyśleć o przyszłości i wykorzystując sytuacje wybrać profesjonalnego partnera do obsługi naszych podróży służbowych.

Co zyskujemy – konkretne oszczędności

Profesjonalny agent w wielu przypadkach posiada dostęp do specjalnych stawek linii lotniczych. Już na starcie może to nam dać kilka % oszczędności na biletach lotniczych. Podobnie rzecz się ma z hotelami. Agenci monitorują dziesiątki dostawców oferujących kontent hotelowy. Znają ich mocne strony np. regiony geograficzne gdzie dany podmiot oferuje najlepsze ceny. Nam samym wyszukiwanie zajęłoby bez wątpienia dużo czasu, a szansa, że znajdziemy lepszą cenę jest naprawdę niewielka.

Nie inaczej  jest z innymi usługami takimi jak wynajem aut czy ubezpieczenia. Jedyna usługa, w której nie ma szans na niższe ceny to bilety kolejowe. Tutaj ceny są takie same jak na stronie PKP Intercity. 

Dobry agent dba też by nasza firma korzystała z programów / benefitów oferowanych przez dostawców. Da przykładu uczestnictwo w programach linii lotniczych daje łatwe do uzyskania dodatkowe 1-3% oszczędności.

Programy dla małych firm – LOT, Lufthansa,  KLM/AF – oszczędzaj na podróżach lotniczych

Opieka 24h na dobę, powiadomienia o dynamice Covid w czasie rzeczywistym, raporty

Oprócz twardych oszczędności warto pamiętać o tym, co trudno mierzalne. Przede wszystkim oszczędność czasu i zasobów w ramach własnej organizacji. Dodatkowo nie bez znaczenia jest opieka nad podróżującymi klientami. W większości przypadków w trybie 24 h, w sytuacji kryzysowej to agent dba o to, by nasz pracownik był dobrze zaopiekowany. Nie musimy sami kontaktować się z liniami lotniczymi czy hotelem, to bardzo istotna zaleta. W obecnych czasach ważna jest też profilaktyka i bieżąca informacja w zakresie covid. Agenci oferują tego typu serwis w ramach swoich systemów, bądź narzędzi do samodzielnej rezerwacji. 

Wreszcie system raportowania. Tu też możemy liczyć na periodyczne podsumowanie naszych wydatków w ramach poszczególnych kategorii i dostawców. Wraz z raportem powinniśmy też otrzymać wytyczne co do możliwej optymalizacji naszej polityki podróży.

Polityka Podróży to się opłaca

Jeśli podróżujemy dość dużo i nasze wydatki na podróże służbowe są znaczne, możemy liczyć na pomoc agenta w skonstruowaniu polityki podróży. Jest to zbiór wytycznych dla naszych pracowników, którego muszą przestrzegać. Dobrze zdefiniowana polityka podróży pozwala na kolejne oszczędności, eliminuje też samowolę i „kreatywność” pracowników. Niektóre z obecnych na rynku narzędzi do samodzielnej rezerwacji np. CTA od E-Travel , produkt  Hotailorsa czy Sky Box od Esky oferują politykę podróży jako podstawowy składnik swojej oferty dla małych i średnich firm.

Narzędzie do samodzielnej rezerwacji – czas na automatyzacje

Światowe trendy w zakresie obsługi wyjazdów służbowych od dawna wskazują na narzędzia do samodzielnej rezerwacji jako przyszłość branży. W Polsce do tej pory były dostępne raczej dla dużych firm. Wiązało się to też z wyższymi w stosunku do tradycyjnej obsługi kosztami. Ten stan rzeczy ma szansę wkrótce się zmienić. Kolejni agenci pracują bowiem nad własnymi rozwiązaniami zwiększając  konkurencję na rynku.

Narzędzia do samodzielnej rezerwacji podróży służbowych teraz także dla małych i średnich firm

Warto wspomnieć o dynamicznym start-upie Hotailors, planującym mocniejsze wejście na rynek kompleksowej obsługi podróży służbowych. Swoje narzędzia umożliwiające samodzielną rezerwację mają też agenci Etravel, Esky czy Why Not Travel. Globalni gracze systemowi, jak Sabre czy Amadeus od lat pracują nad autorskimi rozwiązaniami. Oferowane na polskim rynku do tej pory przez nich narzędzia były skierowane raczej do dużych graczy, koszty ich implementacji były zaporowe dla małych i średnich agentów. Ostatnie doniesienia z Sabra mogą wskazywać iż ten stan ma szansę się zmienić.

Sztuczna inteligencja pomoże prowadzić biuro podróży

           Warto zauważyć, iż wspomniany wyżej Hotailors oferuje możliwość obsługi podróży lotniczej tzw. kontraktorów, czyli współpracujących z firmami dostawców zatrudnionych do projektów na umowy inne niż te o pracę. To bardzo ciekawy aspekt, na polskim rynku kontrakty typu B2B są bardzo popularne, szczególnie w branży informatycznej czy wolnych zawodów. Wydaje się właśnie te branże mogą też być akceleratorami zmian w sposobie agencyjnej obsługi firm. Rosnące dynamicznie w Polsce firmy z segmentu gamingowego czy biotechnologii zatrudniają głównie młodych ludzi, oni z pewnością też będą oczekiwali zautomatyzowanej obsługi swoich podróży już teraz.

A może jednak spersonalizowana obsługa

Wciąż na rynku jest miejsce dla agentów oferujących 100% spersonalizowane podejście, osobisty kontakt z kasjerem lotniczym i jego wiedza odnośnie preferencji naszej firmy są bardzo mocnymi argumentami. Tego typu obsługę mogą zaoferować głównie mniejsze biura, w dużych zwykle będziemy jednak „kolejkowani” lub namawiani na automatyzacje zakupów.

Lista argumentów na korzyść oddania naszych podróży w ręce profesjonalistów jest jak widać dość długa. Moment na rozważenie tego kroku jest najlepszy z możliwych, także w zakresie kosztów takiej usługi. Rynek agentów jest wysoce konkurencyjny, możemy więc dodatkowo skorzystać. Warto jednak pamiętać iż każda usługa ma swoją cenę, a co do zasady obsługa spersonalizowana winna być droższa niż ta automatyczna.  Kładąc jednak na szali powyższe argumenty wybór wydaje się prosty.

 Jak się przygotować do wyboru agenta, a także lista agentów z potencjalnymi rekomendacjami już wkrótce na wasza-turystyka.pl