Podróż służbowa – kto pokrywa koszty wyjazdu? Sprawdź!

7 maja 2024
|W Artykuły polecane
|Przez Weronika Szabelewska

Nieodłącznym elementem wielu stanowisk pracy są podróże służbowe. Zarówno lokalne jak krajowe czy zagraniczne. Jak jednak wygląda kwestia rozliczenia takiego wyjazdu?

Podróż służbowa – Czym jest?

Z definicji, podróż służbowa, to podróż, w którą udaje się pracownik w imieniu swojego pracodawcy. Ma ona na celu wykonanie celów i zadań związanymi z obowiązkami zawodowymi. Zaliczamy do tego spotkania biznesowe, konferencje, szkolenia czy inspekcje.

Inaczej mówiąc, podróż służbowa ma na celu realizację celów biznesowych, budowanie relacji z klientami lub partnerami, reprezentowanie firmy czy podnoszenie kompetencji i zdobywanie potrzebnych umiejętności przez pracowników.

W kodeksie pracy nie zostało jednoznacznie wskazane, jaki może być jej  maksymalny czas trwania takie podróży. Umownie nie powinna ona być dłuższa niż 3 miesiące.

Koszty wyjazdu służbowego

Istnieje kilka możliwych scenariuszy, dotyczących pokrywania kosztów wyjazdu związanego z obowiązkami służbowymi, o czym więcej przeczytasz m.in. tutaj: https://firmove.pl/aktualnosci/biznes/kadry-i-place/delegacje-krajowe-zagraniczne.

Forma rozliczenia jest zależna od polityki danego przedsiębiorstwa oraz ustaleń między pracodawcą a pracownikiem. Są to poniższe opcje:

  1. Pracodawca pokrywa wszystkie koszty;
  2. Pracownik pokrywa wszystkie koszty, a następnie otrzymuje zwrot;
  3. Koszty są dzielone pomiędzy pracodawcę, a pracownika;
  4. Karty służbowe.

W pierwszym przypadku to pracodawca pokrywa wszystkie koszta. I tutaj należy uwzględnić transport, zakwaterowanie, wyżywienie oraz opłat związanych np. z wizytą na konferencji.

W drugim przypadku pracownik pokrywa wszystkie wydatki z prywatnych środków, a następnie, na podstawie rachunków czy faktur składa wniosek o zwrot poniesionych kosztów. Pracodawca ma możliwość określenia limitów zwrotu kosztów.

W trzecim przypadku następuje podział wydatków. Przykładowo pracodawca ponosi koszty transportu i zakwaterowania, a pracownik we własnym zakresie opłaca wyżywienie i inne wydatki.

W czwartym przypadku pracownik może otrzymać służbową kartę płatniczą. Daje to mu dostęp do konta firmowego przy jednoczesnej możliwości monitorowania przez przełożonego poniesionych wydatków.

Pomoc przy prowadzeniu działalności

Pomoc przy zakładaniu czy prowadzeniu firmy zajmują się takie serwisy jak na przykład: https://firmove.pl/.

Są one wsparciem przy zakładaniu, prowadzeniu przedsiębiorstw i pomogą znaleźć odpowiedzi na wszelkie pytania czy wątpliwości, np. związane z wyjazdami służbowymi pracowników i ich rozliczaniem.

Pracownik musi pamiętać, że wyjazd służbowy to nie wycieczka. Nieuzasadnione koszta mogą nie zostać mu zwrócone. Istotne jest posiadanie faktur potrzebnych ro rozliczenia. Dodatkowo, na rozliczenie kosztów podróży pracownikowi ma maksymalnie 14 dni od daty zakończenia wyjazdu.

Jak więc widać, wyjazdy służbowe mogą być opłacane w różny sposób. Jest zależne od polityki danej firmy oraz bezpośrednich ustaleń między przełożonym a pracownikiem. Obie strony muszą pamiętać o ustalonych procedurach i ich przestrzegać (np. formie zgłaszania wniosku o zwrot kosztów przez pracownika).

Artykuł sponsorowany