Szybka wycena podróży służbowych, to nawet 5-10 proc. oszczędności

Jak ważna jest szybka reakcja agenta? Czy narzędzia do samodzielnej rezerwacji są remedium na problem zbyt wolnej obsługi?

Nie wszystkie firmy mają świadomość, jak ważne w kontekście obsługi podróży służbowych jest sprawne/szybkie wycenianie ofert. Przy dynamicznie zmieniających się ofertach każde 10-15 minut może stanowić o konkretnych oszczędnościach.

Dynamiczny pricing linii lotniczych/hoteli jest już dziś – początek rewolucji

W dużej mierze oferta cenowa linie lotniczych jest już dziś bardzo dynamiczna. Oczywiście prym wiodą tu liderzy rynku low-cost jak Ryanair czy Wizz, ale także w świecie tradycyjnych linii wiele się zmienia.

Przewagę zyskują taryfy, które wymagają natychmiastowego wystawienia biletu. Tzw. instant ticketing. To duża zmiana w stosunku do przeszłości, gdy klient/firma  miał możliwości przytrzymania ceny.

Dodatkowo coraz popularniejszy standard NDC ma docelowo prowadzić do pełnej personalizacji oferty. Być może doczekamy się dynamicznej spersonalizowanej wyceny w czasie rzeczywistym. Krótko mówiąc, każdy klient/firma będą otrzymywały inną zmieniającą się „na żywo” cenę. Coś na kształt systemy aukcyjnego.

Takie zmiany polityki cenowej/dostępnościowej linii – niosą określone konsekwencje dla obsługi podróży służbowych. Istotnego znaczenia nabiera szybkość/sprawna wycena. I tu jest pole do popisu dla naszego agenta.

Ile można  stracić na zbyt opieszałej obsłudze ?

Czas reakcji agenta na nasze zapytanie o wycenę podróży służbowych nabiera w świetle powyższego istotnego znaczenia.

Część z dokładnie analizujących procesy zakupowe firm nakłada na agentów bardzo ostre wymagania w zakresie czasu reakcji. Sięgające maksymalnie 15 minut na odpowiedź, Nie bez przyczyny. Istotne opóźnienia w wycenie mogą bowiem skutkować w wyższej między 5-15 proc. cenie.

Standardowo oferowana obsługa nie powinna przekraczać 30 minut na odpowiedź, Czas w okolicach godziny i powyżej to istotne ryzyko start rzędu co najmniej 5  proc. . Gdy nasz agent spóźnia się powyżej 2 godz. to mamy już duży problem, który może skutkować przepłacaniem nawet powyżej 10-15 proc..

Powinniśmy też sprawdzić obsługę/czas odpowiedzi w godzinach po południowych i w weekendy. Wtedy jesteśmy najbardziej narażeni na potencjalne przetrzymanie wyceny.

Analizujemy szybkość odpowiedzi/obsługę w czasie trwania umowy

Większość agentów oferuje firmom zaawansowany system raportowy. Możemy analizować nasze wydatki na wiele różnych sposobów. Jednak bardzo rzadko w raporcie znajdziemy średni czas odpowiedzi na nasze zapytanie. Nie przypadkiem, na rynku jest bardzo mało agentów mających tego typu  raporty. A nawet jeżeli je mają to często nie mają się czym chwalić.

Jako firma zlecająca obsługę podróży służbowych powinniśmy też metodycznie badać czas obsługi/wyceny. Podczas całego okresu trwania umowy z agentem. Bywa tak, iż agencje na początku współpracy wdrażają specjalny standard opieki, szczególnie dotyczy to właśnie nowych klientów i firm. Po okresie narzeczeństwa, obsługa może nie być już jednak tak perfekcyjna. Dlatego warto uczulić osoby dbające o podróże służbowe w naszej firmie, by zwracały periodycznie uwagę na ten aspekt oferowanego przez agenta serwisu.

Narzędzia do samodzielnej rezerwacji remedium na straty wynikające z wolniejszej obsługi

Antidotum na potencjalne straty wynikające z wolnej obsługi mogą być narzędzia do samodzielnej obsługi podróży służbowych. Jeżeli dodatkowo zaimplementujemy w nich politykę podróży, która zezwoli na samodzielny zakup/rezerwacje przez pracowników. To możemy dość mocno ograniczyć ryzyko wynikające z przedłużającej się wyceny.

Narzędzia do samodzielnej rezerwacji podróży służbowych teraz także dla małych i średnich firm

Wybierając narzędzie należy też zwrócić uwagę na to, czy i jakie oferuje ono wsparcie off-line. Nie wszystkie bowiem zapytania/problemy rozwiążemy w trybie on-linowym. Czasami musimy zapytać fizyczną osobę lub poprosić ją o interwencje u dostawcy usług w naszym imieniu.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę, czy narzędzie oferuje możliwość wpisania w politykę podróży marginesu wyceny. Jest to przydatne w przypadku, gdy naszą podróż musi zaakceptować przełożony. Czasami w czasie trwania tego procesu wycena podróży może ulec zmianie. Jeżeli zmiana nie jest istotna, to zapisanie marginesu pozwala zaakceptować taką podróż bez zbędnych dalszych komplikacji.

Taki mechanizm istotnie ogranicza ryzyko dalszego wzrostu kosztów. Korzystają z niego duże międzynarodowe firmy. Na przykład obsługiwane przez polski start-up Hotailors Google.

Szybka reakcja, to jeden z filarów właściwego serwisu w obsłudze podroży służbowych

Niewątpliwie potencjalne oszczędności wynikające z właściwej/szybkiej obsługi podróży służbowych stawiają ten aspekt wysoko wśród naszych priorytetów, którymi powinniśmy się kierować w doborze agenta.

Z innymi ciekawymi informacjami z zakresu obsługi podróży służbowych można zapoznać się na łamach portalu. Jak wybrać agenta do obsługi podróży służbowych ,lista potencjalnych partnerów, a także jak nie dać się naciągnąć przy rezerwacjach hotelowych. To swoiste abecadło dla firmy szukającej agenta do obsługi podróży służbowych.

Możliwa do uzyskania optymalizacja w postaci oszczędności rzędu 5-15 proc. jest naprawdę istotna. Szczególnie, gdy przyrównamy ją do możliwych benefitów wynikający np. z uczestnictwa w programach dla małych i średnich firm oferowanych przez linie lotnicze. Takowe sięgają bowiem między 1-2 proc.. Jest więc o co walczyć. Sprawność/szybkość obsługi oferowana przez naszego agenta naprawdę ma znacznie.

Programy dla małych firm – LOT, Lufthansa,  KLM/AF – oszczędzaj na podróżach lotniczych