„Poland. More Than You Expected” – odbyły się warsztaty dla przedstawicieli stowarzyszeń w Brukseli

18 kwietnia 2024 roku w hotelu The Hoxton Brussels Zagraniczny Ośrodek POT w Brukseli wraz z Poland Convention Bureau zorganizowało warsztat pt.: „Poland. More Than You Expected” dla 20 przedstawicieli międzynarodowych stowarzyszeń, organizatorów kongresów oraz wiodących mediów, które zajmują się tematyką spotkań stowarzyszeniowych.

W warsztacie ze strony Polskiej – oprócz reprezentacji POT – brało udział czterech partnerów z Polski. Najważniejszym czynnikiem wyboru finalnej destynacji przez planistów spotkań z zagranicy pozostają połączenia lotnicze, wysokiej jakości zaplecze konferencyjno-kongresowe oraz atrakcyjność miejsca.

Z uwagi na bezpośrednie połączenie Brukseli z Warszawą i Krakowem (PLL LOT i Brussels Airlines), organizatorzy postanowili zaprosić convention bureaux właśnie z tych miast (Warsaw Convention Bureau i Kraków Convention Bureau), które jednocześnie najmocniej reprezentują Polskę w rankingach ICCA i UIA. Kongresy i konferencje w większości nie odbywają się bez wsparcia organizacyjnego PCO, dlatego też wystąpienie było wzmocnione przez obecność dwóch rekomendowanych PCO – Mazurkas Congress Management i Poznań Congress Center PCO.

„Bruksela jest siedzibą wielu stowarzyszeń międzynarodowych, dlatego też dzisiejszy warsztat ma istotne znaczenie – daje szansę na budowanie i podtrzymanie kontaktów biznesowych oraz potwierdzenie roli Polski jako lidera Europy Centralnej dla spotkań i wydarzeń. W latach poprzednich braliśmy udział w warsztatach branżowych organizowanych w Walonii i Flandrii, ale byliśmy jednymi z wielu wystawców biorących udział w tych wydarzeniach. Dzięki współpracy z Poland Convention Bureau oraz partnerami zewnętrznymi udało nam się zrealizować własne wydarzenie – szyte na miarę, w konwencji innowacyjnej, angażującej uczestników do dzielenia się własnymi doświadczeniami i potrzebami w organizacji konferencji i kongresów swoich stowarzyszeń” – powiedziała Dominika Szulc, dyrektor Zagranicznego Ośrodka POT w Brukseli.

„Bruksela jest trzecim – po Nowym Jorku i Waszyngtonie – najliczniej zamieszkanym miastem przez obcokrajowców, którzy zatrudnieni są tu jako eksperci w międzynarodowych stowarzyszeniach, organizacjach, korporacjach oraz instytucjach UE. Mimo tak silnej reprezentacji dotarcie do osób decyzyjnych w tych organizacjach jest bardzo wymagające, żeby nie powiedzieć trudne z uwagi na duże konkurencje wśród miast – gospodarzy oraz liczne wydarzenia, na które odbywają się na tym rynku. Między innymi z tego powodu zdecydowaliśmy się odejść od tradycyjnego spotkania i form prezentacyjnych na rzecz nowatorskiego warsztatu z trenerami, którzy poprzez różne zadania angażowali uczestników do aktywnego udziału w spotkaniu. Program spotkania prowadzonego w metodzie Meeting Design, oprócz zadań i gier, zakładał możliwość dzielenia się doświadczeniem w realizacji wydarzeń przez naszych partnerów w ramach krótkich moderowanych wywiadów” – powiedziała Aneta Książek, kierowniczka Poland Convention Bureau POT.

„Cieszymy się, że nasze zaproszenie do tej części spotkania przyjęła Małgosia Bartosik, Zastępczyni Dyrektora Generalnego WindEurope, która od 20 lat pracuje w kluczowej organizacji działającej na rzecz rozwoju energii wiatrowej na świecie” – dodała Aneta Książek, kierowniczka Poland Convention Bureau POT.

Wydarzenie organizowane było przez ZOPOT w Brukseli, Poland Convention Bureau we współpracy z magazynem Boardroom oraz CoCoA, MindMeeting i Breeze. Warsztatowi towarzyszy kampania w magazynie stowarzyszeń Boardroom Magazine a firma Breeze wyliczy ślad węglowy ze spotkania.

Co to jest Meeting Design?

Meeting Design to metoda rozwiązywania problemów nastawiona na innowacje, bazująca na pracy zespołowej. Powodzenie spotkania zależy od tego, jak każdy uczestnik (zarówno gość, jak i gospodarz) się zachowuje i wchodzi w interakcje, a także od jakości tworzonych i udostępnianych informacji. Spotkania, które mają jedynie format emisji (jednostronnej prezentacji), mogą popchnąć uczestników do pasywnej roli, w efekcie nie angażują ich skutecznie i zwalniają z roli współtwórcy wydarzenia. Nie pozostawiają trwałego śladu, a zatem nie mają większego wpływu na decyzje o lokacji przyszłego spotkania czy wydarzenia. Mówiąc prościej, klasyczny format spotkania nie jest w stanie uwolnić siły interakcji międzyludzkich.

W metodzie Meeting Design punktem wyjścia jest człowiek i jego potrzeby, dla którego tworzy się efektywne rozwiązania. Proces MD składa się z 5 etapów: empatia, diagnoza potrzeb, generowanie pomysłów, prototypowanie i testowanie. Wszystkich zainteresowanych zgłębieniem metody meeting design thinking odsyłamy do książki „Meetings by Default, or meetings by Design?” autorstwa Eric’a de Groot i Mike’a van der Vijver z MindMeeting, który był prowadzącym i trenerem warsztatu „Poland. More Than You Expected” w Brukseli.