Podróże służbowe – czas na zmiany w organizacji

Aż 40 proc. firm w Polsce nie posiada polityki podróży, która ułatwia organizację delegacji. Co więcej, polskie firmy najrzadziej wśród krajów Europy Środkowo-Wschodniej, korzystają z nowoczesnych technologii do rezerwacji podróży (28 proc. wobec średniej 43 proc. w krajach regionu).

Wynika tak z raportu firmy Amadeus „Organizacja i zarządzanie podróżami służbowymi w średnich i dużych firmach Europy Środkowo-Wschodniej”. Polskie firmy niechętnie zlecają organizację wyjazdów służbowych wyspecjalizowanym agencjom. 53 proc. przebadanych przedsiębiorstw dostrzega konieczność zmian w tym obszarze, co stanowi pozytywny trend.
Badanie „Organizacja i zarządzanie podróżami służbowymi” przeprowadzone zostało wśród średnich i dużych firm w drugiej połowie 2016 r. w sześciu krajach Europy Środkowo-Wschodniej: w Polsce, Czechach, na Litwie, Łotwie, Słowacji i Węgrzech.
Jak na tle innych krajów regionu plasuje się Polska? Wydaje się, że podróże służbowe nadal stanowią niedoceniany aspekt działalności operacyjnej polskich firm. Przedsiębiorstwa często postrzegają podróże służbowe jedynie jako konieczny do poniesienia koszt, a nie inwestycję. Być może z tego powodu zarządzanie tym obszarem jest często nieuporządkowane, a pracownicy pozostawieni samym sobie, jeśli chodzi
o organizowanie wyjazdu.

Najważniejsze wyniki badania w liczbach
Polityka podróży, czyli zestaw reguł dotyczących zamawiania usług związanych z delegacjami, obowiązuje w 57 proc. polskich firm i w 62 proc. firm w Europie Środkowo-Wschodniej. Politykę podróży wprowadzają przede wszystkim największe firmy oraz te, w których wyjazdy służbowe stanowią ważny aspekt działalności.
Polskie firmy najrzadziej z całej Europy Środkowo-Wschodniej korzystają z rozwiązań IT do rezerwacji podróży służbowych (28 proc. vs. średnio 43 proc. w krajach regionu).
W polskich firmach istnieją rozbieżności w stosowanych i preferowanych formach płatności za podróże służbowe. W porównaniu z innymi krajami Europy Środkowo-Wschodniej, w Polsce o wiele częściej niż w innych krajach (25 proc. vs. 9 proc.), to pracownicy płacą za podróż własną kartą, a potem rozliczają się z firmą, co jest czasochłonne; preferowana forma płatności to przede wszystkim przelew.
W związku z tym, że wiele polskich firm nie ma procedur organizacji wyjazdów pracowników, obowiązki z tym związane spoczywają na różnych działach firmy: od pracowników administracyjnych, przez dział personalny, finanse aż po wyższą kadrę kierowniczą, która musi zaakceptować poszczególne etapy i koszty.

Dążenie do zmian
Tego rodzaju rozproszenie procesu organizacji i zarządzania podróżami służbowymi, brak ram, w których mogliby poruszać się pracownicy planując podróż, sprawia, że w wielu polskich firmach jest to zadanie żmudne i nieefektywne czasowo. Co więcej, firmy takie nie wykorzystują okazji do zaoszczędzenia środków finansowych, jakie stwarza np. związanie się umową z jedną, określoną siecią hoteli czy linią lotniczą. W wyniku takiej współpracy, bowiem, przedsiębiorstwa najczęściej korzystają ze zniżek i kupują usługi po tzw. stawkach korporacyjnych. Jednak wydaje się, że firmy zaczynają dostrzegać tę konieczność optymalizacji procesu zarządzania podróżami służbowymi.

53 proc. przebadanych przedsiębiorstw oczekuje zmian w tym obszarze, przede wszystkim w zakresie zwiększenia przestrzegania przez pracowników zasad polityki podróży oraz zmniejszenia obciążenia formalnościami. Okazuje się, że tam, gdzie zmiany zostały wprowadzone (określono politykę podróży i wdrożono dedykowane narzędzia IT) poziom satysfakcji z zarządzania i organizacji podróży służbowych jest najwyższy.
Polskie firmy chcą oszczędzać

Polskie firmy, o wiele częściej niż przedsiębiorstwa w innych krajach Europy Środkowo-Wschodniej (42 proc. vs. 28 proc.), oczekują oszczędności w obszarze podróży służbowych w 2017 r. W co trzeciej firmie wyniosą one ponad 10%. Większość badanych organizacji i instytucji jest też otwarta na wprowadzanie nowych rozwiązań technologicznych i/lub outsourcing obszaru organizacji i zarządzania podróżami służbowymi. Aż 72 proc. z nich jest np. skłonnych do współpracy z zewnętrznym usługodawcą w tej dziedzinie, jeśli niosłoby to za sobą wymierne korzyści. To bardzo istotna, pozytywna zmiana w sposobie myślenia o zarządzaniu tym obszarem.

Paweł Rek, dyrektor generalny Amadeus Polska, dyrektor regionalny Amadeus na Europę Środkową, powiedział: „Mimo postępu technologicznego, który obejmuje także sferę kontaktów służbowych, podróże biznesowe, dające możliwość bezpośrednich spotkań i zacieśniania relacji z partnerami, nadal stanowią istotny aspekt działalności firm i osiągania przez nie sukcesów. Jak jednak pokazują wyniki badania przeprowadzonego przez firmę Amadeus, w regionie Europy Środkowo-Wschodniej, wciąż jeszcze jest wiele przedsiębiorstw, w których obszar podróży służbowych nie ma sformalizowanego charakteru. Brak takich rozwiązań, jak polityka podróży i dedykowane narzędzia IT oznacza, że obowiązki związane z organizacją wyjazdów biznesowych spoczywają przede wszystkim na wyjeżdżających pracownikach. Taki system organizacji podróży służbowych jest nieefektywny czasowo i finansowo. Jednak firmy zaczynają to zauważać i dążyć do wprowadzenia innowacyjnych rozwiązań, które unormowałyby i jednocześnie uprościły ten proces.”