Władze Poznania wydały wytyczne dotyczące organizacji i rozliczania wycieczek szkolnych

fot. Maxim Tolchinskiy/unsplash

W październiku Wydział Oświaty Urzędu Miasta Poznania wysłał do szkół i placówek oświatowych działających na terenie miasta wytyczne dotyczące zasad organizacji i rozliczania wycieczek oraz wyjść szkolnych i przedszkolnych. W piśmie wydział precyzuje kwestie związane m.in. z tym, kto powinien zawierać umowę z biurem podróży na organizację wycieczki, na kogo powinna być wystawiona faktura i w jaki sposób należy przyjmować i rozliczać wpłaty od rodziców.

Urząd Miasta Poznania stoi na stanowisku, że jeśli wycieczkę organizuje szkoła lub przedszkole, to placówka powinna być częścią umowy z biurem podróży. W imieniu placówki umowę powinien w związku z tym zawierać jej dyrektor lub osoba do tego upoważniona, a faktura miałaby być wystawiona na szkołę (przedszkole).

Wpłaty rodziców na wycieczki to nie darowizny

Środki za udział dzieci w wycieczce powinny być przekazywane przez rodziców na wydzielony rachunek dochodów placówki, a nie prywatne rachunki nauczycieli lub rodziców. Wydział Oświaty podkreśla, że przelewane przez rodziców pieniądze nie są automatycznie darowizną, zatem ci nie powinni podpisywać umów darowizn, żeby placówka mogła przyjąć środki za wycieczkę. Jeżeli biuro wymaga zaliczki, szkoła (przedszkole) może ją zapłacić na podstawie prawidłowo zawartej umowy i odpowiedniego dokumentu księgowego.

Wydział Oświaty UM Poznania wymienia też obowiązki dyrektora placówki, który odpowiadając za prawidłową organizację gospodarki finansowej, powinien zadbać o to, aby pieniądze rodziców trafiły na właściwy rachunek, umowy były zawierane przez placówkę, faktury wystawiane na właściwego nabywcę, a wszystkie wydatki i zwroty były prawidłowo udokumentowane.

„Jeśli wycieczkę organizuje szkoła lub przedszkole, to szkoła lub przedszkole powinna formalnie ją obsługiwać i rozliczać. Rodzice finansują udział dzieci, ale nie oznacza to, że nauczyciel lub rodzic powinien zawierać umowę z biurem podróży we własnym imieniu albo przyjmować pieniądze na konto. Przyjęcie jednolitych zasad ma zapewnić przejrzystość finansową, ograniczyć nieporozumienia i jasno określić odpowiedzialność za organizację oraz rozliczenie wycieczek” – można przeczytać w piśmie do szkół i placówek oświatowych.

Niejasne zasady utrudniają pracę biurom podróży

Powyższe wytyczne zostały opracowane przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Poznania w odpowiedzi na postulat Wielkopolskiej Izby Turystycznej. Stowarzyszenie zwróciło się do władz miasta o ustalenie jednolitych zasad w tej kwestii, wskazując, że lokalne biura podróży napotykają na liczne trudności, organizując wycieczki placówkom oświatowym w stolicy Wielkopolski.

„Umowy dotyczące organizacji wycieczek zawierane są pomiędzy biurem podróży a szkołą, natomiast osobą organizującą i kontaktową najczęściej jest nauczyciel lub rodzic. Jednocześnie w umowach często znajduje się zapis, że wycieczka opłacana jest ze środków finansowych rodziców uczniów jadących na wycieczkę. Dla jasności sytuacji finansowej – wpłaty za wycieczkę dokonywane są zazwyczaj zbiorczo przez nauczyciela lub jednego z rodziców na rachunek bankowy biura podróży” – wymienia WIT w piśmie.

Praktyki te prowadzą do niejasności dotyczących na przykład prawidłowego wskazania nabywcy i płatnika na fakturze; sposobu dokumentowania wpłat pochodzących od rodziców; zgodności praktyk stosowanych przez szkoły z obowiązującymi przepisami rachunkowymi i podatkowymi; odpowiedzialności szkoły oraz organizatora wycieczki za prawidłowe rozliczenie finansowe; czy prawidłowego wystawiania faktur VAT marża w sytuacji, gdy stroną umowy jest szkoła, a środki finansowe pochodzą od rodziców uczniów.

WIT wnioskował w piśmie do Wydziału Oświaty o przedstawienie oficjalnego stanowiska w zakresie prawidłowego rozliczania wycieczek szkolnych organizowanych przez szkoły, wskazanie rekomendowanego sposobu wystawiania faktur oraz dokumentowania płatności, jednoznaczne określenie, na jaki podmiot powinna zostać wystawiona faktura VAT marża za organizację wycieczki szkolnej oraz przekazanie jednolitych wytycznych placówkom działającym na terenie miasta Poznania. Zarekomendował jednocześnie, aby szkoły dysponowały odrębnym rachunkiem lub subkontem przeznaczonym do obsługi wpłat związanych z organizacją wycieczek szkolnych, na które przedstawiciel rodziców, np. członek tzw. „trójki klasowej”, przekazywałby środki zebrane od rodziców uczestników wyjazdu.

„Takie rozwiązanie jest już stosowane w niektórych szkołach i pozwala na przejrzyste oraz łatwe do zweryfikowania rozliczanie środków przeznaczonych na organizację wycieczek. Jednocześnie ogranicza ono ryzyko angażowania w organizację i rozliczanie wyjazdów osób nieuprawnionych lub podmiotów działających poza formalnymi procedurami dotyczącymi organizacji wypoczynku dzieci i młodzieży. Przyjęcie jednolitego, formalnego sposobu gromadzenia i przekazywania środków zwiększa również bezpieczeństwo finansowe i organizacyjne uczestników oraz pozwala ograniczyć ryzyko występowania tzw. szarej strefy” – argumentuje WIT.