Raport WorkTrips.com: potencjał w oszczędnościach i konieczność automatyzacji podróży służbowych

Raport „Podróże służbowe 2023” opracowany przez WorkTrips.com analizuje wyzwania, jakie stawiają przed sobą firmy i pracownicy w zakresie automatyzacji oraz polityki podróży. Okazuje się, że polskie firmy zbyt wolno automatyzują procesy związane z obsługą podróży służbowych. Średni czas trwania na zaplanowanie, rezerwacje i rozliczenie podróży wynosi obecnie 3,5 godziny.

Specjaliści WorkTrips.com przeanalizowali, jak wyglądają podróże służbowe w porównaniu do okresu przed pandemii – wtedy polski start-up również przygotował podobny raport.

Polscy pracownicy tracą czas

Jak wynika z raportu „Podróże służbowe 2023″, polskie firmy bardzo powoli automatyzują procesy związane z obsługą podróży służbowych. 51 proc. wyjeżdżających osób za każdym razem przed rezerwacją wybranych hoteli i lotów musi uzyskać ich akceptację. W takim wypadku średni czas potrzebny na zaplanowanie, rezerwację i rozliczenie podróży to 3,5 godziny. Dla porównania, przy zastosowaniu automatycznych polityk podróży ten czas skraca się o godzinę.

„To ogromna oszczędność, zarówno dla pracownika, który może ten czas poświęcić na inne zadanie, jak i dla pracodawcy, który nie musi akceptować każdego wyjazdu. Można pomyśleć „to przecież tylko kilkadziesiąt minut różnicy w skali całego miesiąca”. Jednak w przypadku firm, które zatrudniają setki czy tysiące pracowników podróżujących kilka razy w miesiącu, suma tych „kilkudziesięciu minut” przekłada się na tysiące utraconych godzin pracy” – wyjaśnia Maciej Stopierzyński, współzałożyciel WorkTrips.com.

Ile kosztują podróże służbowe?

Transformacja cyfrowa i automatyzacja to główne wyznaczniki zmian podróży służbowych, które przekładają się na obniżenie kosztów. Jak organizacje radzą sobie rozliczeniami delegacji? Z raportu WorkTrips.com wynika, że w przypadku 58 proc. respondentów koszty podróży najczęściej pokrywa firma z góry (koszt lotu, transfer, hotel), a resztę wydatków opłaca się z własnych środków. Prawie co trzeci badany posiada kartę firmową, z której korzysta podczas podróży (27 proc.), natomiast 13 proc. pracowników samodzielnie płaci za wszystkie wydatki.

W raporcie WorkTrips.com oszacowano też koszty podczas podróży służbowych. Za jeden nocleg w kraju pracownicy płacą średnio 634 zł, za lot 775 zł, a za pozostałe środki transportu (samochód, pociąg, taxi, komunikacja miejska itp.) – 742 zł. Wyjeżdżając poza Polskę, ale w granicach Europy, badani za jeden nocleg płacą średnio trochę 1094 zł, za lot 1285 zł, za pozostałe koszty transportu – 1213 zł. Najdroższe są podróże poza Europę, bo 1 nocleg średnio kosztuje prawie 1163 zł, sam lot 3304 zł, a za pozostałe koszty wynoszą 1506 zł.

Polityka podróży i automatyzacja obniżają koszty

Główne problemy z obniżeniem kosztów podróży służbowych wiążą się ze słabą kontrolą nad wydatkami pracowników. Proces akceptacji jest albo mało efektywny, albo czasochłonny, co prowadzi do frustracji podróżujących. Rozwiązaniem jest wprowadzenie polityki podróży, dostosowanej do potrzeb firmy oraz automatyzacja rezerwacji podróży służbowych.

„W naszym narzędziu zebrane są wszystkie procesy związane z podróżami służbowymi. Osoba akceptująca dostaje jasną informację czy planowana podróż jest zgodna z zasadami organizacji. Można wprowadzić również automatyczny proces akceptacji, który przyspiesza całą procedurę, a firma ma nadal kontrolę nad kosztami” – mówi Michał Szeksztełło, współzałożyciel WorkTrips.com.

Jaka jest przyszłość podróży służbowych?

Branża travel wychodzi z kryzysu, ale szacuje się, że powrót do poziomu podróży służbowych sprzed pandemii nastąpi dopiero za trzy lata. Według Global Business Travel Association (GBTA) rok 2019 zakończył się wydatkami na wyjazdy na poziomie 1,4 bln dolarów. W 2020 roku wyniosły one zaledwie 661 mld dolarów, czyli aż 53,8 proc. mniej. Był to cios, z jakim branża nie miała wcześniej do czynienia. Zdaniem GBTA, do poziomu 1,4 bln dolarów rynek będzie w stanie powrócić dopiero w 2026 roku.

„Obserwujemy, że systematycznie wzrasta liczba podróży służbowych, jednocześnie w wielu przedsiębiorstwach powróciły stare problemy z obsługą wyjazdów. Część firm nadal jest jeszcze przed procesem wdrożenia automatyzacji i transformacji cyfrowych. To jest wyzwanie na najbliższe lata” – Michał Szeksztełło, współzałożyciel WorkTrips.com.

Link do raportu: https://worktrips.com/pl/podroze-sluzbowe-raport-2023/