Kas fiskalnych z zapisem papierowym można używać tylko do zapełnienia pamięci

Kasy fiskalne z tzw. zapisem papierowym trzeba będzie wymienić po zapełnieniu pamięci. Wyjaśniamy wątpliwości związane z wejściem w życie nowej ustawy o VAT i towarzyszących jej rozporządzeń. Jedną z nich jest możliwość użytkowania kas po 31 sierpnia.

Część przedsiębiorców nadal używa kas fiskalnych z tzw. zapisem papierowym, których po 31 sierpnia nie będzie można już nabyć. Tylko na okres do 31 sierpnia 2019 r. wydawane będą potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają wymogi prawne i techniczne. Pojawiła się w związku z tym wątpliwość, czy po tym terminie nadal będzie można użytkować te urządzenia.

Zgodnie z art. 145a ust. 7 ustawy o VAT:

„Potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla kas rejestrujących przez:
kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii – są wydawane na okres do dnia 31 grudnia 2022 r.;

kasy rejestrujące z papierowym zapisem kopii – są wydawane na okres do dnia 31 sierpnia 2019 r.”

Wątpliwość, czy w związku z tym kasy będzie można użytkować, powstała wskutek luki prawnej związanej z nowelizacją ustawy o VAT. Akty wykonawcze wydane przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii nie zgadzają w tym konkretnym zakresie z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów.

Kasy w użytku do wyczerpania pamięci

Problem dotyczy części przedsiębiorców turystycznych, w tym użytkowników tzw. bileterek, które są wymagane przy sprzedaży biletów autobusowych.

„Po 31 sierpnia raczej nie będzie można nabywać nowych kas tradycyjnych z papierowym zapisem kopii, ponieważ nie będą wydawane potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych, natomiast używać będzie je można po upływie tego terminu do czasu zapełnienia pamięci fiskalnej w kasie” – komentuje Justyna Zając Wysocka, radca prawny i doradca podatkowy z Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych.

Zgodnie z art. 145a ust. 1 ustawy o VAT „Z zastrzeżeniem art. 145b, podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, które nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określonych w art. 111a ust. 3.”

„Wskazany przepis wskazuje, że nadal można korzystać z kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii pamiętając o zastrzeżeniu w art. 145b ustawy o VAT zawierającym grupę podatników, wobec których zastosowano obowiązek wymiany kas używanych do tej pory na kasy online. Dodatkowo należy pamiętać o art. 145a ust. 5 ustawy o VAT w myśl, którego „W kasach rejestrujących z papierowym zapisem kopii pamięć fiskalna nie podlega wymianie”. Oznacza to, że w przypadku zapełnienia pamięci fiskalnej w kasie konieczne będzie wymienienie kasy fiskalnej dotychczas używanej” – wyjaśnia Justyna Zając-Wysocka.

Kilkaset tysięcy za nowe przepisy

A zatem wkrótce urządzenia trzeba będzie wymienić na umożliwiające elektroniczny zapis kopii. Dla przedsiębiorców turystycznych może to oznaczać spory wydatek, jeśli ci utrzymują np. własną sieć sprzedaży, która ma na wyposażeniu kasy z papierowym zapisem kopii. Koszt nowej kasy z elektronicznym zapisem zaczyna się od ok. 1100 zł, a więc jeśli przyjdzie do zaopatrzenia w nie sieci sprzedaży np. 100 salonów, to wydatek wyniesie co najmniej 110 tys. zł.

Hotelarze wkrótce z kasami online

Przy czym nie warto inwestować w nowe kasy z elektronicznym zapisem kopii niebędące tzw. kasami online, ponieważ te też trzeba będzie wkrótce wymienić. Harmonogram wymiany określa art. 145b znowelizowanej ustawy o VAT. Do lipca 2020 roku nowego typu urządzenia będą musieli posiadać przedsiębiorcy „świadczący stale lub sezonowo usługi związane z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania”. Zaś do stycznia 2023 roku nowe zasady obejmą wszystkich przedsiębiorców.

Koszt kasy fiskalnej online zaczyna się od ok. 1800 zł, a więc ci, którzy będą zmuszeni zaopatrzyć w nie całą sieć sprzedaży, muszą liczyć się z jeszcze większym wydatkiem. Przedsiębiorcy objęci obowiązkiem wymiany kas ze względu na rodzaj prowadzonej działalności mogą liczyć na 700 zł dofinansowania do każdego urządzenia, to. Pytanie, czy ci, którzy wymienią kasy wcześniej z własnej woli mogą liczyć zwrot, nie znajduje wiarygodnej odpowiedzi.

Bileterki się zmienią, ale można używać starych z zapisem elektronicznym

Powyższe zmiany i wymogi dotyczą również przedsiębiorców korzystających z tzw. bileterek, czyli kas o zastosowaniu specjalnym, używanych w przypadku sprzedaży usług transportowych. Warto zauważyć, że w przypadku tych kas również zmieniono wymogi techniczne. Wprowadzone zostały przez wspomniane rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii. Uchyliło ono poprzednie rozporządzenie Ministra Gospodarki w tym zakresie.

Zgodnie z nowymi przepisami, kasa biletowa:

„może posiadać jeden wyświetlacz dla użytkownika i nabywcy; posiada funkcję rejestracji i naliczania dopłat do przewozów w podziale na poszczególne kategorie ulg ustawowych, a także funkcję sporządzania dobowych i miesięcznych raportów dopłat do biletów ulgowych; dobowe i miesięczne raporty dopłat zawierają, dla każdej ulgi, dla której w danym okresie były wydawane bilety, co najmniej oznaczenie ulgi, wartość procentową ulgi, liczbę wydanych biletów oraz kwotę dopłaty.”

Zmienione wymogi dotyczące sposobu sporządzania miesięcznych raportów nie tworzą jednak konieczności zakupu nowych urządzeń. Nowe kasy będą produkowane zgodnie z ww. wytycznymi, użytkownicy mogą jednak nadal korzystać z tych, które posiadają – pod warunkiem, że są wyposażone w funkcję elektronicznego zapisu kopii. Te ostatnie będzie trzeba wymienić po 31 grudnia 2023 r.