Billback – automatyzacja płatności hotelowych

Firmy Amadeus, Conferma, ING Bank Śląski oraz MasterCard wspólnie ogłosiły udostępnienie Billback, pierwszej w Polsce usługi tego typu, która umożliwia firmom i biurom podróży automatyczne rezerwowanie i opłacanie noclegów hotelowych dla podróżujących służbowo pracowników.

Trwa pilotaż, w którym uczestniczą dwa wiodące biura podróży, a wkrótce oferta zostanie udostępniona innym agentom turystycznym i ich klientom korporacyjnym. Billback to innowacyjne rozwiązanie płatnicze, które jako pierwsze w Polsce zostało oparte na jednorazowych kartach wirtualnych. Usługa przenosi płatności za noclegi hotelowe na nowy poziom wygody, efektywności i bezpieczeństwa. Dzięki temu korzyści będą czerpać zarówno biura podróży, hotele, jak i firmy wysyłające pracowników w podróże służbowe i sami podróżujący.

Do tej pory regulowanie płatności za noclegi w czasie podróży służbowej często było kłopotliwe. Wiele hoteli niechętnie akceptowało przejęcia płatności lub płatności odroczone, jakie za podróżujących regulują pracodawcy lub obsługujące je biura podróży. Często jedynym wyjściem było użycie prywatnej karty płatniczej podróżującego lub czasochłonne, każdorazowe uzgodnienia z poszczególnymi hotelami. Na to wyzwanie odpowiada usługa Amadeus Hotel Billback. Rezerwacji Billback dokonuje się z wykorzystaniem wygenerowanego, unikalnego dla danej transakcji numeru wirtualnej karty płatniczej. Jest ona powiązana z fizyczną kartą płatniczą MasterCard wydaną przez ING Bank Śląski dla firmy, która dokonuje rezerwacji. Dane dotyczące transakcji, w tym karty wirtualnej, są przesyłane do hotelu. W momencie wymeldowania gościa z hotelu transakcja jest finalizowana, a środki pieniężne są pobierane z wirtualnej karty płatniczej rezerwującego.

Unikalny, wirtualny numer karty przypisany do każdej transakcji jednoznacznie identyfikuje transakcję, co pozwala usprawnić procesy wewnętrzne firm, takie jak np. raportowanie oraz księgowanie. Dzięki Billback czasochłonne uzgadnianie sposobu płatności z pracownikami hoteli, a także ręczne refakturowanie, przechodzą do przeszłości. Zastosowanie tego rozwiązania znacznie zmniejsza też ryzyko nadużyć.

Bardzo ważną cechą rozwiązania Billback, obok usprawnienia pracy, jest zwiększenie poziomu bezpieczeństwa płatności za noclegi hotelowe. Dane kart wirtualnych są jednorazowe i powiązane z daną rezerwacją, dzięki czemu nie można ich użyć do realizacji innych, nieautoryzowanych płatności. Ponadto, dane fizycznych kart płatniczych, powiązanych z jednorazowymi kartami wirtualnymi, nie są nikomu udostępniane.

Dzięki znacznej automatyzacji procesu płatności i fakturowania, a także uniknięciu konieczności każdorazowych uzgodnień z hotelami, biura podróży mogą znacznie usprawnić swoją pracę.

Paweł Rek, dyrektor generalny Amadeus na Polskę: „Możliwość lepszej obsługi większej liczby klientów korporacyjnych w krótszym czasie oznacza niższe koszty agentów turystycznych oraz to, że dzięki innowacji technologicznej zyskują oni przewagę konkurencyjną. Rozwiązanie Billback jest zintegrowane z oprogramowaniem Amadeus dla biur podróży i dla korporacji, takim jak Amadeus Web Services, Amadeus e-Travel Management czy Amadeus Selling Platform, w tym Connect, dzięki czemu nie wymaga instalacji nowych wersji oprogramowania i jest łatwo dostępne dla firm korzystających z innych rozwiązań Amadeus.”

Dzięki usłudze Billback pracownicy podróżujący służbowo mogą być pewni, że ich nocleg w hotelu został prawidłowo opłacony, a ich prywatny rachunek nie zostanie obciążony. Dzięki temu, że Billback zapewnia pełną akceptację płatności kartowych przez hotele, uregulowaniem rachunku za każdy nocleg zajmie się jego pracodawca lub obsługujące go biuro podróży.

Również hotele skorzystają z wprowadzenia nowego rozwiązania. Po pierwsze, dzięki zastosowaniu wirtualnych kart nie będą musiały poświęcać czasu na uzgodnienia mailowe lub telefoniczne dotyczące płatności z pracownikami firm organizujących delegacje. Po drugie, hotele będą mogły nadal otrzymywać potwierdzenia rezerwacji, w tym dane karty płatniczej, faksem, tak jak są do tego przyzwyczajone. Po trzecie, hotele nie będą przechowywały danych fizycznych kart płatniczych, dzięki czemu będą mogły łatwiej spełnić wymogi bezpieczeństwa dotyczące przechowywania wrażliwych danych.

Nowo wprowadzona usługa Amadeus Hotel Billback wykorzystuje innowacyjne rozwiązanie MasterCard In Control B2B, dzięki któremu klienci korporacyjni zyskują większą kontrolę nad firmowymi wydatkami realizowanymi z pomocą służbowych kart płatniczych. Dzięki In Control B2B każdej transakcji przypisany jest unikalny numer karty wirtualnej, któremu dodatkowo można przypisać ograniczenia dotyczące kwoty transakcji, czasu oraz miejsca jej realizacji. Wirtualny numer karty jest jednocześnie unikalnym atrybutem, którego działy finansowe firm mogą używać do bezbłędnej identyfikacji transakcji w procesie raportowania oraz księgowania, co zwiększa efektywność pracy i pozwala wydatnie obniżyć koszty.