Jak korzystać z bonu turystycznego: poradnik dla przedsiębiorców

Ustawa o bonie turystycznym weszła w życie 18 lipca. Przedsiębiorcy turystyczni żywo interesują się możliwością przyjmowania tej formy płatności od klientów. Pojawia się mnóstwo pytań o to, w jaki sposób będzie można znaleźć się na liście firm uprawnionych do korzystania z bonu turystycznego. Publikujemy garść pytań i odpowiedzi przygotowanych przez Polską Organizację Turystyczną.

1. Kto będzie mógł korzystać z bonu – jakie warunki musi spełnić przedsiębiorca? Jakie mieć zaświadczenia, wpisy do rejestrów?

Możesz przyjmować płatności bonem, jeśli jesteś przedsiębiorcą turystycznym lub prowadzisz organizację pożytku publicznego i realizujesz usługi hotelarskie lub imprezy turystyczne na terytorium Polski.

Do przyjmowania bonu uprawnione są legalnie działające podmioty, wpisane do odpowiednich rejestrów: Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, Centralna Ewidencja i Wykazy w Turystyce, Centralna Ewidencja Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych, Centralny Wykaz Obiektów Hotelarskich, Ewidencja Skategoryzowanych Obiektów Noclegowych (prowadzona przez marszałków województw), Ewidencja Pól Biwakowych (prowadzona przez wójtów, burmistrzów, prezydentów miast), Ewidencja innych obiektów.

Podmioty przy rejestracji składają oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej. Aby przyjmować płatność bonami, trzeba zarejestrować się na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Następnie złożyć oświadczenie jako przedsiębiorstwo turystyczne lub organizacja pożytku publicznego. Wszystkie dane, które musi podać przedsiębiorca wypisane są w ustawie

2. W jaki sposób będzie weryfikowane będą uprawnienia podmiotu do przyjmowania bonu?

POT będzie dokonywać czynności sprawdzających, które mają na celu weryfikację zgodności podanych danych ze stanem faktycznym. Kontrole będą wyrywkowe.

POT może żądać od przedsiębiorcy turystycznego lub organizacji pożytku publicznego przedstawienia:

• zaświadczenia potwierdzającego spełnienie obowiązku, o którym mowa w art. 38 ust. 1–3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych:

Art.38.1. Zaszeregowania obiektów hotelarskich do poszczególnych rodzajów dokonuje, kategorię nadaje oraz prowadzi ich ewidencję marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce położenia obiektu hotelarskiego, z zastrzeżeniem ust. 2.Zaszeregowania pól biwakowych dokonuje i prowadzi ich ewidencję wójt (burmistrz, prezydent miasta) właściwy ze względu na miejsce ich położenia.3.Ewidencję obiektów, o których mowa w art. 35 ust. 2 i 3, prowadzi wójt (burmistrz, prezydent miasta) właściwy ze względu na miejsce ich położenia

(Czyli chodzi o potwierdzenie, że obiekt jest wpisany do określonego rejestru / ewidencji)

• dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby, o której mowa w art. 8 ust. 2 pkt 10 do reprezentowania przedsiębiorcy turystycznego lub organizacji pożytku publicznego.

Czyli: imię i nazwisko osoby dokonującej rejestracji, upoważnionej do reprezentowania przedsiębiorcy turystycznego lub organizacji pożytku publicznego.

3. Co musi krok po kroku zrobić firma, żeby znaleźć się na liście podmiotów, w których można płacić bonem?

Trzeba zarejestrować się na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Następnie złożyć oświadczenie jako przedsiębiorstwo turystyczne lub organizacja pożytku publicznego.

Przedsiębiorca musi mieć profil na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS oraz złożyć tam oświadczenie. Aby złożyć oświadczenie w zakładce „Ogólny”, kliknij na „Dokumenty i wiadomości”, „Dokumenty robocze”, „Utwórz nowy” i wybierz „Oświadczenie przedsiębiorcy turystycznego lub organizacji pożytku publicznego w celu przystąpienia do programu Polski Bon Turystyczny”. Podaj dane podmiotu turystycznego i podpisz oświadczenie (PBT – oświadczenie przedsiębiorcy turystycznego lub organizacji pożytku publicznego w celu przystąpienia do programu Polski Bon Turystyczny).

Oświadczenie to można podpisać profilem PUE, podpisem kwalifikowanym, podpisem osobistym (e-dowód), profilem zaufanym.

Jeśli zarejestrowałeś podmiot turystyczny, stajesz się managerem profilu dotyczącego przyjmowania płatności za pomocą bonu. Wskazujesz jednego lub wielu recepcjonistów, którzy będą obsługiwali płatność za pomocą bonu. Możesz wskazać również dodatkowych managerów.

4. Czy wystarczy zarejestrować się w PUE ZUS czy również trzeba oddzielnie zgłaszać się do POT?

Wystarczy zarejestrować się w PUE ZUS. Polska Organizacja Turystyczna (POT) na www.pot.gov.pl zamieszcza listę przedsiębiorców turystycznych oraz organizacji pożytku publicznego uprawnionych do przyjmowania płatności za pomocą bonu, którą otrzymuje od ZUS. Lista jest aktualizowana.

5. Od kiedy można się zacząć rejestrować, a kiedy przyjmować płatności?

Termin, od którego będzie możliwa rejestracja w systemie teleinformatycznym, zostanie opublikowany na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Rozwoju. Obecnie nie jest znana data, od której będzie można dokonać rejestracji.

6. W jaki sposób będzie w praktyce wyglądała płatność bonem? Jak przedsiębiorca ma go „przyjmować” od klienta i w jaki sposób go rozliczać?

Jeśli osoba uprawniona aktywuje bon na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS, otrzyma mailem kod obsługi płatności. Ten kod może także sprawdzić na swoim profilu na PUE. Musi Ci podać ten kod, gdy płaci za usługę hotelarską, a następnie kod potwierdzający płatność, który otrzyma SMS-em w momencie transakcji.

7. Co konkretnie przedsiębiorca ma zrobić z tym kodem? Gdzieś wprowadzić, do PUE ZUS czy gdzieś wysłać?

Trzeba wprowadzić go w PUE ZUS. Uprawniona firma loguje się na PUE ZUS, gdzie otrzymuje platformę do weryfikacji i akceptacji bonów – po podaniu unikalnego kodu SMS i nr bonu (to dostaje od klienta) wpisuje wartość do wykorzystania i akceptuje. 

8. Skąd będą szły wypłaty, z ZUS? W jakim terminie będzie rozliczany bon? Po wykonaniu usługi? Ile trzeba będzie czekać na przelew?

ZUS zrobi przelew w ciągu 14 dni od przyjęcia płatności za pomocą bonu (na rachunek, który podałeś przy rejestracji na Platformie Usług Elektronicznych ZUS).

9. Co z przedsiębiorcami, którzy mają np. odroczone składki ZUS? Czy to ma wpływ na możliwość zarejestrowania się w programie?

Odroczone składki ZUS nie mają wpływu na możliwość rejestracji do programu.

10. Czy aby korzystać z bonu firma musi mieć „czystą” sytuację podatkową? Czy może mieć jakieś zaległości?

Może mieć zaległości. Musi być legalnie działającym podmiotem, wpisanym do odpowiednich rejestrów. Podmioty przy rejestracji składają oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej.

11. Co z firmami działającymi w Polsce, które mają zagraniczny kapitał właścicielski?

Można u nich realizować bon turystyczny. Warunkiem jest, aby proponowana usługa była realizowana na terenie kraju.

12. W jaki sposób powinna zarejestrować się firma, która ma np. sieć obiektów noclegowych należących do jednego właściciela?

Rejestruje się podmiot, a nie konkretny obiekt. W przypadku grupy kapitałowej rejestruje się podmiot, który jest właścicielem obiektu.

13. Co z touroperatorem, który ma własne salony sprzedaży, jak powinien je zarejestrować?

W systemie należy zarejestrować podmiot a nie poszczególne salony sprzedaży.

14. Jak należy zarejestrować zewnętrzną sieć sprzedaży np. salony franczyzowe mające oddzielną osobowość prawną?

Rejestruje się podmiot, który jest właścicielem obiektu a nie franczyzodawca.

15. Czy data rejestracji firmy ma znaczenie? Czy jeśli ktoś chce teraz założyć biuro podróży, będzie mógł przyjmować płatność bonem?

Data rejestracji firmy nie ma znaczenia.

16. Do kogo przedsiębiorca powinien zgłaszać problemy techniczne i pytania – do POT czy do ZUS?

Problemy techniczne należy zgłaszać na infolinię ZUS.

17. Co ma zrobić przedsiębiorca, krok po kroku, jeśli klient rezygnuje z usługi częściowo opłaconej bonem, a co wtedy gdy w całości opłaconej bonem?

To zależy od ustaleń przedsiębiorcy z klientem i warunków rezerwacji. Jeśli określił wcześniej, że usługa jest bezzwrotna, nie musi zwracać pieniędzy.

W przypadku gdy przedsiębiorca turystyczny lub organizacja pożytku publicznego nie zrealizuje usługi hotelarskiej lub imprezy turystycznej, niezwłocznie dokonuje zwrotu płatności przyjętej za pomocą bonu na rachunek bankowy Polskiej Organizacji Turystycznej, zwanej dalej „POT”, oddzielnie dla każdego bonu, podając w tytule przelewu numer tego bonu.