Nowy trend w MICE: hybrydowe spotkania wzmacniają sektor hotelarski

Branża MICE w Warszawie zakończyła sezon konferencyjny 2024/2025 z rosnącą liczbą wydarzeń i zmieniającymi się preferencjami co do ich formatów. Konferencje hybrydowe wyszły na prowadzenie pośród najpopularniejszych trendów, a właściciele przestrzeni eventowych w stolicy czym prędzej dostosowali swoje przestrzenie do nowych wymagań. Teraz czas na chwilę oddechu i spojrzenie z dystansu na to, co zmieniło się w branży MICE.

Rozpoczynające się lato jest okresem podsumowań i układania planu na kolejny sezon biznesowy. Zanim jesienią na nowo w pełni ruszy sezon konferencyjny dostawcy usług z tej branży przygotowują swoją ofertę. Już teraz są dostępne propozycje organizacji imprez świątecznych i oddawane do użytku nowe przestrzenie – jak choćby nowe sale konferencyjne w Leonardo Royal Warsaw. Wszystko po to, aby od września i października, gdy najbardziej wzrasta zainteresowanie realizacją wydarzeń świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Poniższy wykres „WARSAW CONFERENCE SPACE OCCUPANCY %”, opracowany przez Seerio w I kw. 2025, z danych zebranych od 10 wybranych hoteli w Warszawie obrazuje nie tylko omówiony wzrost obłożenia przestrzeni konferencyjnych, ale również letnie wygaszenie wydarzeń.

Konferencje hybrydowe – trend, który stał się nowym standardem

W 2025 roku konferencje hybrydowe stały się standardem w organizacji wydarzeń i jest to jasny sygnał, jaki wynika z zapytań trafiających do Leonardo Hotels. Łączenie spotkań na żywo z uczestnikami online stało się nie tylko wygodnym rozwiązaniem, ale i niezbędnym narzędziem w odpowiedzi na oczekiwania współczesnego świata.

„Warszawskie hotele błyskawicznie dostosowały swoją ofertę do potrzeb rynku, przygotowując nowoczesne sale konferencyjne z rozbudowanymi usługami streamingowymi. Oczywiście, z jednej strony to posunięcie umożliwia organizatorom interakcję pomiędzy uczestnikami stacjonarnymi i łączącymi się zdalnie, z drugiej natomiast sprawia, że hotele stają się o wiele bardziej pożądanym partnerem do współpracy. NYX Hotel Warsaw oraz Leonardo Royal są przygotowane do organizacji spotkań hybrydowych i takie zapytania nikogo nie zaskakują. Często, mimo zaplanowania głównego wydarzenia na żywo, firmom zależy na możliwości łączenia większej liczby uczestników online” – mówi Kamil Sawicki, Cluster Poland Convention Sales Manager.

Jakie trendy będą dominowały w sezonie konferencyjnym 2025/2026?

Hybrydowe wydarzenia, łączące uczestników na miejscu z tymi obecnymi zdalnie stały się normą i ten trend będzie się nadal pogłębiał. Organizatorzy będą inwestowali w nowoczesne technologie i liczne udogodnienia wspierające, które umożliwią interaktywną komunikację i zaangażowanie obu grup uczestników.

Według Kamila Sawickiego jeszcze więcej firm będzie dążyło do organizacji wydarzeń w sposób ekologiczny. Obejmuje to zarówno wybór obiektów, które stosują zrównoważone praktyki, jak i ograniczenie użycia plastiku, wybór bardziej ekologicznych środków podróży, zrównoważonego menu, czy dbanie o minimalizowanie śladu węglowego.

Coraz popularniejsze będą stawały się wydarzenia firmowe w plenerze oraz takie, których chociaż część – np. powitanie, będzie odbywała się na świeżym powietrzu. Za przykład może posłużyć Hotel NYX w Warszawie, którego rooftop bar Ether jest idealnym miejscem na przed- lub pokonferencyjną integrację grup.

Takie rozwiązania odpowiadają na rosnące potrzeby organizatorów, którzy chcą łączyć biznes z kreatywnymi formami integracji.

Inwestycje w przestrzenie coworkingowe i elastyczną ofertę konferencyjną

W ciągu ostatniego roku struktura wykorzystania przestrzeni konferencyjnych w Warszawie wyraźnie się zmieniła. Choć w całym 2024 roku najwięcej wydarzeń odbyło się w najmniejszych salach (do 20 m² – średnio 93 spotkania per obiekt), to w 2025 rośnie znaczenie większych przestrzeni. W salach o powierzchni powyżej 1000 m² w minionym roku odbyło się średnio 12 spotkań, a dane za sam I kw. 2025 roku sięgają już połowy tego wyniku. Potwierdza to zapotrzebowanie na elastyczne rozwiązania, pozwalające organizować wydarzenia na większą skalę. (Dane przedstawione na wykresie “WARSAW BUSINESS ON THE BOOKS 2025 v full year 2024 (NO. of meetings PER PROPERTY)”, Seerio, 2025).

Czyni to ze stolicy jeden z najaktywniejszych i najszybciej adaptujących się rynków MICE w Europie Środkowo-Wschodniej. Również hotel Leonardo Royal odpowiedział na tę potrzebę, oddając do użytku nowoczesne sale konferencyjne, które elastycznie odpowiadają zarówno na potrzeby kameralnych spotkań, jak i dużych wydarzeń biznesowych.

„Hotel obecnie oferuje siedem przestronnych sal o powierzchni do 231 m2, zlokalizowanych na dwóch piętrach. Do sali na parterze mamy możliwość wprowadzenia samochodu lub większego sprzętu. Zgodnie z trendami posiadamy również systemy wideokonferencyjne, które umożliwiają interaktywne sesje, a także wsparcie techniczne, które daje większy komfort organizatorom wydarzeń” – mówi Kamil Sawicki.

Elastyczne układy sal w Leonardo Royal Hotel Warsaw pozwalają na dostosowanie pomieszczeń do różnych formatów spotkań. Obiekt jest w pełni gotowy, aby wszelkim wydarzeniom nie tylko w nowym sezonie biznesowym, ale już w czasie wakacji.